Départs inattendus, comment planifier le changement avec empathie et efficacité 🚀

Cet été, j’ai décidé de vendre un des deux Stacyc de mon garçon (pour les non-initiés, c’est une moto à batterie). Il avait une 12 pouces pour quand il était plus jeune et une 16 pouces, qui devait servir à sa soeur ( mais qui ne l’a jamais vraiment prise). Depuis l’an passé, il est assez grand pour prendre la 16 pouces. Mais il utilisait régulièrement les deux. Ayant en tête de faire le ménage du garage, je me suis dit qu’il était temps de vendre la 12 pouces pendant qu’elle valait encore quelque chose et que de toute façon, il n’a pas besoin de 2 motos, du haut de ses 6 ans. Je l’ai donc affichée… et je l’ai vendu en quelques minutes. Mon fils n’a pas eu le temps de se préparer mentalement. Le lendemain matin, quand le monsieur est venu chercher la moto, mon fils l’a regardé partir avec un moton dans la gorge 😢. Il devait faire le deuil de sa première moto. Naturellement, c’est à ce moment-là que je me suis dis «  Zut, il n’était pas prêt. » J’aurais dû le préparer plus que ça. C’est aussi à ce moment que je me suis sentie ultra coupable mais bon, ça, c’est une autre histoire. J’aurais dû préparer mon fils au fait que j’allais la vendre dans les prochains jours, j’aurais dû lui dire d’en profiter et de s’amuser avec elle car bientôt il ne l’aurait plus, j’aurais dû lui dire que la moto était affichée et qu’elle pouvait partir n’importe quand. Bref, j’aurais dû procéder par étape pour préparer le départ de sa moto au lieu d’être en mode réaction et lui dire qu’on irait manger une crème glacée et qu’on achèterait un beau panier de basket tout neuf à la place. 🍦🏀

Bref, tout ça pour te dire qu’un départ, ça se prépare. Parce que si tu ne le prépares pas, tu risques non seulement de te dire « j’aurais donc dû » mais en plus, tu constateras rapidement l’impact que ça peut avoir sur toi, ton équipe et ton porte-feuille 📋.

Donc, la prochaine fois où un membre de ton équipe te donne sa démission, commence par prendre le temps de digérer la déception, voire même la frustration. Eh oui, t’as le droit! Essaie juste que ça ne paraisse pas trop devant lui ou les autres employés. Appelle-moi au pire, je vais t’écouter et comprendre ce que tu ressens 📞.

Mais après, passe en mode action. Rapidement 🏃♂️. Parce que généralement, on a 2, peut-être 3 semaines si tu es chanceux pour passer en mode recrutement et passation des tâches en attendant l’arrivée de la nouvelle recrue.

Tu peux demander à l’employé en question de garder ça pour lui pour les prochaines 24-48h, le temps que tu te revires de bord et que tu établisses ton plan d’action. C’est toujours plus rassurant pour le reste de l’équipe de voir que tu as une stratégie, que tu sais où tu t’en va malgré la mauvaise nouvelle 🛠️. Le bateau prend pas l’eau là !

Établis ton plan stratégique sommairement ( tu le peaufineras au cours des prochains jours ) et diffuse l’information. Annonce-le de vive voix 🗣️,  du moins pour les équipes les plus touchées. Un courriel pourra suivre pour informer la totalité de ta team 📧. Rarement on fait venir nos gars de chantier pour ce genre de nouvelle, mais on doit les tenir informé rapidement. L’envoi du courriel devrait être programmé pendant que la rencontre se tient, ou tout de suite après. Certains employés ne viennent pas souvent au bureau et ils seront déçus s’ils ne peuvent pas lui dire au revoir parce qu’ils l’ont su trop tard. Tu ne veux pas non plus qu’ils l’apprennent par quelqu’un d’autre. Sois attentif à la réaction de ton équipe et rappelle-leur que ta porte est toujours ouverte si besoin.

Après la réunion, garde les membres de l’équipe qui devront reprendre certaines tâches en attendant leur nouveau collègue. Demande leur d’établir un horaire pour la passation des tâches et le transfert d’information (y compris les mots de passe) 📝. De plus, si un manuel de procédures n’a pas déjà été fait pour le poste en question, il serait idéal que l’employé sortant s’y attèle rapidement. Ce sera une référence très utile, surtout pour les prochains mois. Plus ton équipe est planifiée et structurée, moins il y a de dossiers qui risquent de tomber dans une craque.

Affiche ensuite le poste à l’interne et à l’externe dans de brefs délais ( mais en ayant pris soin de bien le repenser dans ta stratégie ). Est-ce que tu en profites pour faire des changements 🤔? Peut-être. Dans tous les cas, n’oublie pas de rappeler à ton équipe de partager ton affichage et que le programme de référencement est toujours en vigueur 😉.

Prends le temps de faire une entrevue de départ avec ton ancien collaborateur. C’est important de t’assurer de bien comprendre les raisons de sa démission mais aussi de prendre note des commentaires constructifs pour t’aider à améliorer la rétention de tes talents et renforcer ta culture d’entreprise. Ça pourrait t’aider à reconnaitre certaines lacunes. En plus, si tu prends le temps de faire une belle rencontre et que l'atmosphère est amicale, qui sait, peut-être reviendra-t-il un jour ou te référera-t-il quelqu’un, employé ou client. Rappelle-toi que l’entrevue de départ est une belle opportunité et que tu as tout à y gagner. 🤝

Finalement, lors de sa dernière journée, fais un dernier petit diner avec toute l’équipe pour le remercier de sa contribution à l’entreprise au cours de ses dernières années. Assure-toi aussi de reprendre tous les biens de l’entreprise ( ordinateurs, accessoires, cartes, documents, clés etc ) et d’annuler ses codes d’accès lors de son départ, question de sécurité.

Évite de faire comme moi avec la première moto de mon fils et assure-toi de préparer ton équipe lors de départs inattendus pour assurer une transition en douceur et éviter les « j'aurais donc dû ».

Voilà, des portes se ferment, d’autres s’ouvrent et chaque nouveau chapitre t’offre des opportunités prometteuses. À toi de les saisir et de les transformer en succès. 🏆